Odnosi s javnošću

Voditeljica funkcije: Andrijana Katava

Ukratko o funkciji

Odnosi s javnošću su funkcija čija je svrha određivanje strategije, planiranje, ispitivanje i unapređivanje slike ili reputacije koju udruga ima ili bi trebala imati u javnosti.

Uloga odnosa s javnošću je razviti marketinšku komunikaciju lokalno i osigurati eksterno pozicioniranje u našoj realnosti. Marketinška funkcija je osnovna za praćenje svih procesa u Udruzi te kontrolom na njima. Funkcija je zadužena za koordiniranje odnosa s medijima, promotivne aktivnosti i sve komunikacijske kanale unutar kojih je Udruga.

Odnosi s javnošću su najpotrebniji kada su organizacije suočene s nekim vanjskim silama, ugrožene smanjenjem financiranja ili su na neki drugi način podložne promjenama, stoga su ciljevi funkcije odnosa s javnošću udruge KultAkt sljedeći:

  • Definirati ili brendirati organizaciju, odnosno zaštiti njezin ugled
  • Stvoriti komunikacijske kanale za komuniciranje s klijentima
  • Stvoriti i održavati povoljnu klimu za prikupljanje sredstava
  • Poduprijeti razvoj i opstanak javne politike koja je naklonjena misiji organizacije
  • Informirati i motivirati ključne činitelje organizacije da produktivno podupiru njezine ciljeve

Zadatci funkcije Odnosa s javnošću mogu se rasporediti u 3 kategorije: 

  • Brand i vizualni identitet
  • WEB (+blog)
  • Odnosi s javnošću i medijima

Korporativni sektor

Voditeljica funkcije: Ivona Maršić

Ukratko o funkciji

Uloga odnosa s korporativnim sektorom je osigurati financijsku stabilnost i razvoj portfolia udruge KultAkt. Kroz redovnu interakciju, premašivanje očekivanja ugovora i pregovora dovodi do finalizacije i uspostavljanja odnosa s partnerima i suradnicima. Osoba odgovorna za ovu funkciju zastupa udrugu i pronalazi događaje na kojima može zastupati ovu funkciju (konferencije, business druženja, i sl.). Uspostavljanje baze znanja je sekundarna stvar funkcije – mora se pobrinuti da su svi materijali korišteni te pogotovo izvješća dostupni onima kojima su namijenjena.

Osiguravanje financijske stabilnosti udruge kroz:

  • koordiniranje lokalnih partnerstva s tvrtkama.
  • privlačenje novih lokalnih partnerstva s tvrtkama.
  • osiguravanje redovnog prikupljanje sredstava
  • prodaja portfolia udruge kroz cijelu godinu.

Funkcija odnosa s korporativnim sektorom kao primarne zadatke navodi:

  •  Istraživanje tržišta
  •  Kontaktiranje potencijalnih partnera
  •  Vođenje baza znanja

Financije i legalnost

Voditelj funkcije: Antonio Kursar

Ukratko o funkciji

Financije i legalnost kao strateška funkcija Udruge KultAkt bavi se djelatnošću raspolaganja novčanim sredstvima, koji služe za obavljanje primarnih funkcija (osnovne i gospodarske) djelatnosti i ostvarivanja ciljeva, te obavljanju kontrole ispravnosti, pravovaljanosti i zakonitosti poslova vezanih za djelatnosti udruge.

Financije kao odvojena funkcija predstavljaju poslove upravljanja novcem, odnosno raspodjelom novčanih sredstava na aktivnosti i projekte Udruge KultAkt.

Osobe koje se bave poslovima vezanima za financije provode upravljanje nad novčanim sredstvima Udruge KultAkt u vidu planiranja, analize, raspodjele i financiranja prihoda i rashoda proizašlih iz rada Udruge. Osnovna načela koje osobe zadužene za financije, ali i one koje usko surađuju s funkcijom, trebaju ispoštovati jesu:

  • kontinuiranost/ažurnost u izvještavanju i praćenju utroška i priljeva sredstava,
  • dosljednost u navođenju ispravnih informacija,
  • urednost kao načelo izbjegavanja pogrješaka i
  • preglednost koja omogućuje jasno iščitavanje potrebnih podataka iz kreiranih dokumenata.

Legalnosti kao odvojena funkcija predstavlja poslove upravljanje pravnim područjem rada Udruge kroz kreiranje ispravnih dokumenata te praćenje i poštivanje temeljnih zakona i obveza

Funkcija financija kao primarne zadatke navodi:

  • kreiranje, kontrola, korekcije i koordiniranje kreiranja budžeta i financijskih planova internih i eksternih projekata te funkcija Udruge
  • izrada financijskog (godišnjeg) plana na temelju kreiranih budžeta projekata i funkcija
  • praćenje proračunskih stavki prihoda i rashoda za tekuće razdoblje
  • praćenje financijskog stanja i odgovornost za likvidnost
  • vođenje i kontrola dokumentiranosti
  • održavanje redovite komunikacije s ovlaštenim eksternim računovodstvom
  • poslovi pripremanja, ispunjavanja i slanja natječaja za ostvarivanje sredstava

Funkcija legalnosti kao primarne zadatke navodi:

  • redovito praćenje važećih propisa iz područja djelatnosti, financija i računovodstva
  • izrada službenih dokumenata Udruge KultAkt
  • vođenje arhiva službenih dokumenata
  • redovito praćenje predaje financijskih izvještaja

Društvene mreže

Voditeljica funkcije: Diana Kotrla

Ukratko o funkciji

Društvene mreže postale su sve važniji i nezaobilazni kanal komunikacije između tvrtke, branda ili pojedinca s korisnicima, konzumentima ili obožavateljima. Društvene mreže otvorile su novi prostor na kojem tvrtke provode svoje marketinške i PR aktivnosti, prostor na kojem vladaju nove zakonitosti. Tvrtka, brand ili pojedinac više si ne postavljaju pitanje trebaju li nastupiti na društvenim mrežama, već razmišljaju o tome kako to napraviti i koje društvene mreže pritom odabrati. Udruga KultAkt također je prepoznala važnost društvenih mreža, stoga smo se fokusirali na Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter i Youtube.

Uspjeh najbolje možemo mjeriti kroz povećanje broja likeova na Facebooku, povećanje reacha na Facebooku kao i pogleda kojeg Udruga bilježi na toj društvenoj mreži. Kada govorimo o Intagramu, broj likeova i pratitelja najbolji je pokazatelj kako se Udruga razvija na toj platformi, stoga je potrebno postavljati što maštovitije i kvalitetnije fotografije te to činiti što češće. LinkedIn je specifična društvena mreža jer je više orijentirana na poslovne korisnike. No, to možemo shvatiti i kao prednost budući da tako možemo biti sigurni da će naš profil posjećivati korisnici koje zaista zanima naš rad. Što se tiče Youtubea, broj pregleda i pretplatnika najbolji je način za praćenje uspješnosti, a broj pratitelja kao i to koliko puta su retweetani naši tweetovi, možemo znati jel li Twitter kao društvena mreža uspješan.


Civilni sektor

Voditeljica funkcije: Ana-Marija Kovačević

Ukratko o funkciji

Odnosi s civilnim sektorom su funkcija koja se bavi ostvarivanjem i održavanjem partnerskih odnosa između udruge Kultakt i neprofitnih organizacija na području RH. Pohađanje događaja (konferencija, druženja, festivali, manifestacije, izložbe, otvorenja i sl), zastupanje udruge i interakcija s okolinom su zaduženja osobe odgovorne za funkciju u svrhu uspostavljanja novih suradnji i održavanja postojećih. Glavno pomoćno sredstvo funkcije su baze koje osiguravaju informacije o potencijalnim partnerima i događanjima.

Funkcija kao primarne zadatke navodi:

  • odabir strategije i koordinacija i komunikacija sa civilnim sektorom
  • ostvarivanje novih eksternih suradnji i partnerstava
  • koordinacija eksternih suradnji udruge KultAkt
  • izrada benefita suradnje sa civilnim sektorom
  • izrada cjenika suradnje sa civilnim sektorom
  • priprema ponude suradnje sa civilnim sektorom
  • očuvanje branda udruge na području neprofitnih organizacija