Ove godine smo imali priliku ponovno biti predavači na popularizacijskom simpoziju kreativnih i kulturnih industrija – Kreativnoj riznici. Prošle godine smo prvi put sudjelovali kao predavači s temom “Od ideje do društvene odgovornosti udruga u lokalnoj zajednici“, a ovogodišnja tema je bila “Kako iskemijati projekt“. 

 

Kako radi jedan projektni menadžer u KultAktu. Preuređeno i prošireno izdanje.

Projekt je ”privremeni pothvat poduzet radi ostvarivanja jedinstvenog rezultata, proizvoda ili usluge” (prema PMBOK). Privremen znači da ima točno definiran početak i kraj. Svaki projekt je jedinstven i nikad nije napravljen isti, čak i ako ima više izdanja.

Projektni menadžment obuhvaća planiranje, organiziranje, praćenje i kontrolu svih aspekata projekta te motiviranje svih uključenih ljudi za postizanje projektnih ciljeva. Svaki projekt se sastoji od neizostavnih dijelova. Dijelova koje za potrebe ove priče možemo nazvati sastojcima. Ti sastojci su: ideja, projektni tim, volonteri, plan, budžet, suradnici, sponzori i donatori, vizualni identitet, promocija i sudionici.

KultAkt projekt sadrži preuređeni i prošireni popis sastojaka.

1 IDEJA
1 PROJEKTNI TIM
2-10 VOLONTERA
4 PLAN A
1 REVIZIJA IDEJE
2 BUDŽETA
1 REVIZIJA BUDŽETA
SURADNIKA PO ŽELJI
SPONZORA I DONATORA PO POTREBI
1 VIZUALNI IDENTITET (logo, plakati, vizuali za društvene mreže)
PROMOCIJE PO ŽELJI
SUDIONICI

TAJNI SASTOJCI

ENTUZIJAZAM
KAVA I HRANA
SPOSOBNOST RADA BEZ SPAVANJA
INTRINZIČNA MOTIVACIJA (nema para)

Od navedenih sastojaka može se jednostavno složiti recept za buduće KultAkt projekt menadžere.

Sljedeće korake interpretiraj slobodno. Svaki korak je opisan iz iskustva te se može dogoditi odstupanje 3-30% od recepta.

  1. Na kavi s kolegama smisli ideju prema potrebama grada/ciljne skupine.
  2. Pronađi ljude koje će oduševljeno prihvatiti i ideju i pitati se kako se prije nitko nije toga sjetio. Ti ljudi postaju tvoj projektni tim.
  3. Prikupi volontere iz baze prema njihovim unaprijed danim preferencijama i sposobnostima. Svaki volonter pri ispunjavanju pristupnice upiše svoje afinitete, vještine i iskustva.
  4. Napravi plan i backup plan. U plan optimistično zamisli uvjete za ostvarivanje projekta. Resursi, suradnici, sponzori, vremenska prognoza, političko, gospodarsko i ekološko stanje u svijetu. Backup plan je verzija projekta u pesimističnim uvjetima. Kiša, 0 kuna, bez suradnika, pad vlade i Agrokora nisu razlog za odustajanje od projekta nego za bolje planiranje.
  5. Zbog istraživanja pri planiranju došao si do potrebe za revizijom ideje.
  6. Napravi četvrti plan (i za njega još jedan backup plan).
  7. Izradi budžet. Izradi pesimistični budžet u kojem se projekt može izvesti za 0 kuna. Revidiraj oba kad ti Antonio javi da trebaš bolje istražiti cijene i ponoviti znanje iz osnova matematike.
  8. Pronađi suradnike (udruge/institucije/firme) koji dijele viziju projekta i žele sudjelovati u organizaciji.
  9. Pronađi sponzore i donatore koji vide potencijal u sudjelovanju na projektu.
  10. Izradi vizualni identitet u 3 verzije. Ne sviđa ti se. Izradi četvrtu. Sačuvaj prve 3 kao dokaz da nisi posljednja 2 tjedna samo gledao serije. Potrebni su ti online (web, instragram i facebook vizual, facebook event cover) i offline vizuali (plakati i letci).
  11. Promoviraj projekt na lokalnim portalima, tiskanim medijima, televiziji i radiju. Ne zaboravi na društvene mreže, jer one su postale važan alat u promociji.
  12. Na dan događanja budi jako nervozan i zabrinut (Cause you’re gonna be like that anyway, so why not just make it part of the plan?), ali se opusti kad shvatiš da si sve dobro isplanirao.

KultAktovci provode puno vremena planirajući jer količina kvalitetnog planiranja obrnuto je proporcionalna količini posla.

Dobro planiranje resursa, potrebe za suradnicima, partnerima i sponzorima, budžeta, promocije, mogućih eksternih i internih čimbenika utjecaja, gotovo garantira uspjeh projekta. Dobro planiranje uključuje i mogućnost odgađanja projekta u slučaju procjene loših uvjeta.

Na uspješnost projekta utječe mnogo toga, ali tajni sastojci iz KultAkt projekta – intrinzična motivacija i entuzijazam, ipak odnose prevagu kao odlučujući čimbenici u cijelom procesu kemijanja. Oni služe kao katalizator uspješnosti projekta, pokretač reakcije koji daje život cijeloj stvari. Alkemičari imaju kamen mudraca, a projektni menadžeri strategiju.


Andrijana Katava

Andrijana Katava

Volonter
U Udruzi se bavi odnosima s javnošću, dizajnom vizuala i webom, ali omiljene aktivnosti su joj pomicanje zadanih rokova, kreativni nerad i izbjegavanje fotoaparata. Kampanjac perfekcionist kojem uvijek fali sati u danu.

Ostavite komentar

Vaša email adresa neće biti objavljena. Obvezna polja označena su znakom *